Le Budget prévisionnel (BP)
Quelques principes généraux à connaître
- Le total des charges et le total des produits doivent être à l’équilibre : la même somme.
- Le BP doit être accompagné d’un document qui précise les charges directes et les charges indirectes, ce document peut parfois être demandé par les financeurs
- Toute dépense doit être justifiée : facture.
- Les charges spécifiques en dehors du projet ne doivent jamais apparaître dans les charges directes et indirectes du projet.
- Cas particulier pour les associations : la dotation aux amortissements de tout matériel spécifique qui sert au projet doit être intégrée au BP : appareil photo, caméra.
- Ce n’est pas le cas de la photocopieuse qui est utilisée pour un fonctionnement général.
- En cas de difficultés dans la mise en œuvre du projet ou d’évolution du projet, contacter les financeurs.
Que sont les charges directes et indirectes ?
Comprend tout ce qui est rattaché directement au projet : salaires (bruts et charges salariales) et autres frais de personnels (tickets restaurant, Pass Navigo et autres frais de restauration, déplacement voire hébergement) ; matières consommables, locations de salles, frais de réception, prestations de service. (Voir l'illustration ci-dessous)
Comprend les frais de structures utilisés pour le projet (loyer, eau, électricité, assurance …). Les clefs de répartition doivent être claires, transparentes, contrôlables et aussi proches de la réalité que possible.
La clef de répartition est à discuter avec les financeurs et le commissaire aux comptes, elle peut être par ex, un taux de l’Equivalent Temps Plein (ETP) consacré au projet ou un taux de la masse salariale financée par le projet.
Par exemple, la part de budget (prorata) demandée consacrée à l’abonnement Zoom sur chacune des actions de la structure ne doit pas dépasser le budget global. Le taux maximum des charges indirectes est précisé par chaque partenaire financier. Il ne dépasse jamais 15% du montant global
Quelques questions à se poser pour les différencier
- Tel matériel, salle … est-il indispensable au projet ? Si oui, il rentre dans les charges directes.
- Tel matériel, salle … est-il spécifique au projet ou fait-il partie du fonctionnement général ?
Un exemple pour calculer au réel les charges directes d'un projet
Cette illustration peut vous aider à calculer au réel les charges directes d’un projet.
La demande de subvention : le dossier Cerfa
Dans le cadre des simplifications administratives ou afin de délimiter ce qui peut être financé, certains organismes financeurs peuvent légèrement modifier le cadre national fournit dans le dossier Cerfa de demande de subvention.
- L’ARS Ile-de-France se base généralement sur l’annexe du Cerfa « compte-rendu financier »
- La mission Ville de la Préfecture de département se base sur la version déployée sur la plateforme Dauphin (ANCT)
Il convient alors d’effectuer un BP (Budget Prévisionnel) général sur une extraction du cadre national officiel (Cerfa), pour le transformer ensuite au regard des modèles de chaque partenaire financier qui va être sollicité.
L'acceptation totale ou en partie du financement
Durant la période d’instruction, et selon ses priorités et enveloppes budgétaires, le financeur peut décider de financer tout ou partie du projet, ou de ne pas le financer.
En cas de financement partiel, un réajustement du projet est à prévoir au regard des sommes allouées.
Il est nécessaire de prévoir une annexe au BP précisant le détail des dépenses correspondant à chaque ligne. Elle permet de s’y retrouver en cas de modification du projet et lors de la réalisation du compte de résultats, ou donner des explications au financeur s’il en fait la demande.
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